בכל עסק מגיע לו השלב שבו הוא צריך לשקול היטב את המיקום שממנו הוא מבצע את העסקים נכון לעכשיו מתוך המטרה להתקדם אל עבר חלל שבו יכולים לנצל בצורה הכי טובה את הפעילות העסקית השוטפת. יש עסקים שלהם נתווסף צוות גדול של עובדים, וכאלה שפשוט כבר בעלי מוניטין שמצדיק מעבר אל עבר משרדים באזור יוקרתי שהולם את המעמד הנוכחי של העסק.
בשלב הזה יכולים להתעכב במשך של תקופה מאוד ארוכה עד אשר מוצאים את החלל הכי אידיאלי עבור חברה, זאת מכיוון שלפני שסוגרים חוזה עם בעלים של משרד כזה או אחר להשכרה צריכים לעבור על פני שיקולים מאוד חשובים שיכולים להוסיף או לגרוע מרמת ההתנהלות העסקית המוצלחת באותו המקום.
בוחנים את המיקום הגיאוגרפי
אחד מן השיקולים עבור בחירה של משרד להשכרה חייב להיות לפי הפרמטר של המיקום. במקום בו נמצא העסק צריכים להימצא גם עורקי תחבורה נוחים מבחינת כבישים מהירים, תחנת רכבת קרובה ואפילו תחנת אוטובוס וזאת על מנת שגם לקוחות וגם צוות העובדים יוכלו להתקדם אל עבר המיקום הזה בצורה הכי נוחה ויעילה.
מלבד זאת, המיקום צריך להיות כזה אשר מספק מענה עד כמה שיותר הולם את הצרכים של העסק. זה אומר שאם יש בקרבה חנות ציוד משרדי, סניף של בנק, סניף של דואר וגם כמה מסעדות הדבר יכול לסייע במאוד להתנהלות עסקית שבמקרים רבים כוללת כניסה אל כל אחד מאלה במהלכו של שבוע עבודה נורמטיבי.
מבררים מהי העלות הכוללת
העלות של ההשכרה לרוב אינה כוללת עלויות נוספות, לכן, טרם החתימה על החוזה צריכים לברר מבעוד מועד לא רק מה עלות ההשכרה פר מטר רבוע אלא מה העלות שכוללת את האחזקה של החלל הזה כולל הוצאות חשמל, ארנונה, תקשורת וניקיון.
נכון להיום קיימים מתחמים גדולים וקטנים שמיועדים להשכרה לעסקים אשר כוללים מראש את כל אלה, ובכך מורידים את סך ההתעסקות של השוכרים למינימום האפשרי כאשר מנגד מקבלים את כל מה שמרד צריך על מנת להתחיל לעבוד ללא עלויות נסתרות ועם כל הסיבות להתחיל באופן מיידי את העבודה.
הצרכים לעומת החלל
הדבר הנוסף שאותו יש לשקול היטב כאשר מבצעים חיפוש אחר המקום הכי מושלם להקמה של משרד הוא היות המקום בעל מענה כמה שיותר הולם את הצרכים של העסק הזה באופן ספציפי. כאשר נכנסים אל המשרד צריכים לבדוק האם יש עמדה נוחה עבור פקידת קבלה, האם יש חדר ישיבות, האם יש עמדה נוחה לקפה או ארוחה, האם יש מספר הולם של עמדות עבודה עם חלוקה נכונה של משרדים אישיים והאם יש נקודות יעילות של תקשורת לצד מיזוג אוויר נעים.
רק לאחר שבוחנים את כל אחד מאלה בצורה מעמיקה יכולים להתקדם אל עבר סגירה של עסקה כאשר כל היתרונות של המקום כבר קיימים, כעת רק צריכים לבצע התנהלות נכונה מבחינה עסקית ולקדם אל העסק אל עבר הצלחה מן המקום החדש הזה שבו הוא נמצא.
עוברים אל המשרד החדש
ברגע בו ממוקמים בצורה נוחה במשרדים החדשים, זה חשוב וכדאי לעדכן את מאגר הלקוחות לגבי האזור החדש שבו ממוקמים באופן מילולי לצד מפה נוחה להבנה של המיקום. את העדכון הזה יכולים לבצע בצורה חגיגית אם על ידי דואר אלקטרוני, הכתובת באתר ואפילו בדף הפייסבוק העסקי. כל אלה יוודאו כי הלקוח יודע להיכן הוא צריך להגיע ולא לטרטר את עצמו מכתובת ישנה אל זו החדשה והעדכנית.
