כמנהלת משרד את חייבת בכל זמן להתקדם ולהבין כיצד לחלק את זמן העבודה נכון, גם על מנת שהפעילות של המשרד תתבצע על הצד הטוב ביותר וגם כדי שהזמן שלך יסודר כהלכה.
ניהול משרד בצורה מחושבת יכול להשפיע על תפוקת העובדים במשרד, על חסכון במשאבים, הוא יכול לסייע לך להימנע מטעויות וחשוב מכל – הוא עוזר לך כמנהלת, לנהל את זמנך טוב יותר במגמה להפוך את העבודה לנכונה יעילה וטובה יותר.
אז מהם הכלים ההכרחיים לניהול משרד? הכנו לכן רשימה של 5 כלים מעולים:
תכונה חכמה – כצעד ראשון לניהול המשרד שלכן: חשוב כי תדאגו להתאמת תוכנה חכמה למשרד. התאימו תוכנה מתאימה לצרכי הארגון שלכן, שיש בה גם תוכנת הנהלת חשבונות (חשוב להקפיד על שילוב של תוכנות כדי להוריד עומס מסביבת המחשוב). כיום ישנן תוכנות המתאימות לעסקים גדולים, קטנים ובינוניים, כאשר ישנן אפילו תוכנות קלות לניהול משרד וחשבונות המתאימות גם לעסקים זעירים!
טכנולוגיית ענן – חשוב שתצטיידו בטכנולוגיית ענן. טכנולוגיה זאת תעזור לכן בניהול המשרד ותמנע מכם משברים של אבדן נתונים. טכנולוגיית ענן היא טכנולוגיה חכמה המבצעת גיבוי לכל החומרים ששמורים בסביבת המחשוב של המשרד, של הניידים החכמים, הטאבלטים, וכל המוצרים שבהם ישנם חומרי המשרד. כיום תוכלו לגבות את כל הנתונים במשרדכם, ללא צורך בגיבוי מתיש בכל סוף יום, אלא באמצעות טכנולוגיה פשוטה שמגבה מיילים, סמארטפונים, מסמכים, תוכנות מספרי טלפון, רשימות חשובות ועוד.
אפליקציות חכמות – חשוב להבין אילו אפליקציות יכולות לסייע לכן לניהול המשרד והזמן שלכן בצורה טובה יותר. כיום ישנן שלל אפליקציות לניהול משרד כמו למשל: אפליקציה לניהול משימות, רשימות ותזכורות. חשוב להוריד את האפליקציות המתאימות לכן ביותר, ולא להפריז באפליקציות שיעמיסו על אמצעי התקשורת שלכן.
מרכזייה – חשוב שתהיה לכן מרכזייה טובה לניהול המשרד. חפשו מרכזייה למשרד עם ניתוב שיחות מתקדם, כזאת שתוכלו ליהנות ממנה ללא התקנת חומרה או החלפת מספרים קיימים, בדקו שאפשר לשלוט על המרכזייה באמצעות כל מכשיר נייד או טאבלט, בדקו שאתם יכולים למצוא מרכזייה בתקציב שלכן או בדמי עלות חודשיים, וכי היא מתאימה לצרכי המשרד שלכן. חשוב לבדוק לפני התקנת המרכזייה איזה מרכזייה היא המתאימה ביותר למשרד שלכן ולגודלו, ובכך תוכלו לבחור נכון.
שעון נוכחות מתקדם – אחד האלמנטים שהפכו פופולאריים בשנים האחרונות בתחום ניהול המשרד, הוא שעון נוכחות מתקדם.
שעון הנוכחות עוזר לנהל את הזמן בצורה טובה יותר, עובדים יכולים להחתים בו שעות נוכחות גם שהם במשרד וגם שהם נמצאים בעבודת שטח (וזאת דרך הסמארט פון) והוא מעולה למדידת זמני משימות, חסכון במשאבים וניהול זמן העבודה בצורה טובה יותר.
לסיכום, כדי לנהל את המשרד שלכן בצורה חכמה לא צריך להשקיע יותר מידי זמן ומשאבים. כיום ישנם עזרי מצוינים ולא יקרים שיעלו את הזמן שלכן בצורה חכמה יותר ובקלות, ואף ללא צורך בפרוצדורות מעיקות.
